Informativa Privacy

Titolare del TrattamentoData Controller

Il Titolare del Trattamento dei dati personali raccolti tramite l'applicazione mobile VOXTER è HexaFlow di Scivoli Daniele, Via Salvo D'Acquisto n.12, 95041 Caltagirone (CT), P.IVA IT06176550876. Per qualsiasi richiesta in materia di protezione dei dati: privacy@voxterapp.com.

Dati Personali RaccoltiPersonal Data Collected

2.1 Dati forniti dall'utente2.1 Data provided by the user

Dato	Descrizione
Nome e cognome	Obbligatorio. Non visibile pubblicamente — uso interno, adempimenti legali, statistiche.
Username	Scelto dall'utente. Unico identificativo visibile pubblicamente.
Data di nascita	Obbligatoria per verifica maggiore età (18+). Non visibile pubblicamente.
Nazionalità	Per finalità statistiche aggregate e anonime. Non visibile pubblicamente.
Email	Comunicazioni di servizio e, previo consenso, newsletter promozionali.
Password	Mai memorizzata in chiaro. Conservata in forma cifrata e irreversibile.
Echo (audio)	Registrazioni audio caricate volontariamente, associate a una posizione geografica.
Testi associati agli Echo	Titoli, descrizioni associate agli Echo.

Data type	Details
Full name	Mandatory. Never publicly visible — internal use, legal compliance, statistics only.
Username	Chosen by the user. The only publicly visible identifier.
Date of birth	Mandatory for age verification (18+). Not publicly visible.
Nationality	Used for aggregated, anonymous statistical purposes only. Not publicly visible.
Email address	Service communications and, with consent, promotional newsletters.
Password	Never stored in plain text. Stored in encrypted, irreversible form only.
Echo (audio)	Audio recordings voluntarily uploaded and linked to a geographic location.
Echo text content	Titles and descriptions associated with Echoes.

Le registrazioni audio caricate dagli utenti (Echo) non vengono utilizzate dal Titolare per finalità di identificazione biometrica o riconoscimento vocale degli utenti.

2.2 Dati raccolti automaticamente2.2 Automatically collected data

Dato	Note
Geo. associata agli Echo	Memorizzata solo al caricamento di un Echo. La posizione durante navigazione/ascolto NON è memorizzata.
Geo. prossimità (server-side)	Posizione approssimativa per notifiche push. Revocabile tramite toggle in Impostazioni. Le notifiche dai profili che segui hanno un toggle proprio in Impostazioni. Cancellazione immediata alla revoca. Gli echo in evidenza (sponsorizzati) possono generare notifiche di prossimità entro un raggio più ampio. Valgono la stessa base giuridica, lo stesso controllo (toggle Notifiche di prossimità) e la stessa possibilità di revoca.
Preferenze notifiche	Le tue scelte su quali notifiche ricevere (prossimità, profili che segui), salvate sul tuo profilo. Modificabili in ogni momento da Impostazioni.
Geo. di sessione (real-time)	Elaborata in locale. NON archiviata sui server. Eccezioni: l'avanzamento nei percorsi (quali tappe hai raggiunto) e, quando chiedi le indicazioni a piedi verso una tappa, l'invio della posizione approssimata a circa 50 metri al servizio di calcolo percorsi (vedi 5.2). La posizione esatta non viene mai trasmessa.
Avanzamento nei percorsi	Quando segui un percorso audio registriamo quali tappe hai raggiunto (per esempio la 2 e la 5 di 5), l'orario di inizio e quello dell'ultima tappa. Non registriamo le tue coordinate GPS né i tuoi spostamenti: solo i numeri delle tappe raggiunte.
Indirizzo IP	Sicurezza, prevenzione abusi. Conservato 12 mesi.
ID dispositivo	Gestione sessioni, notifiche push, crash reporting.
Dati comportamentali aggregati	Analytics aggregate e anonime, non riconducibili al singolo utente.
Log di sistema	Diagnosi tecnica. Pseudonimizzati, 90 giorni.
Timestamp operazioni	Audit di sicurezza, validità legale delle azioni.

Data type	Notes
Echo-linked geolocation	Stored only when an Echo is uploaded. Location during browsing/listening is NOT stored.
Proximity geolocation (server-side)	Approximate location for push notifications. Revocable via toggle in Settings. Notifications from profiles you follow have their own toggle in Settings. Immediately deleted upon revocation.
Notification preferences	Your choices about which notifications to receive (proximity, profiles you follow), stored on your profile. Editable at any time in Settings.
Session geolocation (real-time)	Processed locally. NOT stored on our servers. Exceptions: route progress (which stops you reached) and, when you request walking directions to a stop, sending your position rounded to roughly 50 metres to the routing service (see 5.2). Your exact position is never transmitted.
Route progress	When you follow an audio route we record which stops you reached (for example stops 2 and 5 of 5), the start time and the time of your latest stop. We do not record your GPS coordinates or your movements: only the numbers of the stops reached.
IP address	Security, abuse prevention. Retained for 12 months.
Device identifiers	Session management, push notifications, crash reporting.
Aggregated behavioural data	Aggregated and anonymous analytics, not attributable to individual users.
System logs	Technical diagnostics. Pseudonymised, retained 90 days.
Operation timestamps	Security audit, legal validity of actions.

2.3 Dati trattati da sistemi AI2.3 Data processed by AI systems

Ai sensi dell'art. 50 AI Act UE 2024/1689: trascrizione, traduzione e moderazione di primo livello degli Echo avvengono tramite sistemi automatizzati di intelligenza artificiale. Le decisioni di moderazione con effetti sull'utente sono sempre sottoposte a revisione umana prima di diventare definitive.

Sistema AIAI system	FunzioneFunction	Dato trattatoData processed
OpenAI Whisper (STT)	Speech-to-TextSpeech-to-Text	Trascrizione automatica degli Echo audioAutomatic transcription of audio Echoes
OpenAI Chat API (MT)	Machine TranslationMachine Translation	Traduzione automatica multilingue della trascrizione
OpenAI Moderation API	Moderazione automaticaAutomated moderation	Registrazione audio dell'Echo caricato (primo livello)Audio Echo recording (first level)

Finalità e Basi GiuridichePurposes and Legal Bases

Finalità	Base giuridica
Registrazione e gestione account	Art. 6.1(b) GDPR — Contratto
Verifica maggiore età (18+)	Art. 6.1(b) e (c) GDPR
Erogazione servizio (Echo, ascolto)	Art. 6.1(b) GDPR — Contratto
Geo. sessione — Echo vicini	Art. 6.1(a) — Consenso (permesso OS). Non archiviata.
Geo. server-side — notifiche prossimità	Art. 6.1(b) Contratto / 6.1(f) Legittimo interesse. Revocabile via toggle.
Geo. memorizzata Echo (posizione)	Art. 6.1(b) GDPR — Contratto
Avanzamento nei percorsi — migliorare gli itinerari (capire dove vengono interrotti) e fornire all'ente che ha creato il percorso statistiche esclusivamente aggregate	Art. 6.1(f) — Legittimo interesse. L'ente non riceve mai dati individuali: solo numeri complessivi, come "40 persone hanno iniziato, 12 completato".
Trascrizione e traduzione AI	Art. 6.1(b) GDPR — Contratto
Moderazione contenuti (AI + umana)	Art. 6.1(b) e (f) — Sicurezza piattaforma
Statistiche aggregate (incl. nazionalità)	Art. 6.1(f) — Legittimo interesse. Dati anonimi.
Sicurezza infrastruttura	Art. 6.1(f) — Legittimo interesse
Comunicazioni di servizio obbligatorie	Art. 6.1(b) e (c) GDPR
Newsletter promozionali VOXTER	Art. 6.1(a) — Consenso esplicito e revocabile
Conservazione Echo rifiutati (archivio)	Art. 6.1(f) — Legittimo interesse / difesa in giudizio (art. 17.3(e) GDPR)
Adempimenti legali e fiscali	Art. 6.1(c) GDPR — Obbligo legale

Purpose	Legal basis
Account registration and management	Art. 6.1(b) GDPR — Contract
Age verification (18+)	Art. 6.1(b) and (c) GDPR
Service delivery (Echo, listening)	Art. 6.1(b) GDPR — Contract
Session geolocation — nearby Echoes	Art. 6.1(a) — Consent (OS permission). Not stored.
Server-side geolocation — proximity notifications	Art. 6.1(b) Contract / 6.1(f) Legitimate interest. Revocable via toggle.
Echo location (stored)	Art. 6.1(b) GDPR — Contract
Route progress — improving itineraries (understanding where they are abandoned) and providing the organisation that created the route with aggregate statistics only	Art. 6.1(f) — Legitimate interest. The organisation never receives individual data: only overall figures, such as "40 people started, 12 completed".
AI transcription & translation	Art. 6.1(b) GDPR — Contract
Content moderation (AI + human)	Art. 6.1(b) and (f) — Platform security
Aggregated statistics (incl. nationality)	Art. 6.1(f) — Legitimate interest. Anonymous data.
Infrastructure security	Art. 6.1(f) — Legitimate interest
Mandatory service communications	Art. 6.1(b) and (c) GDPR
VOXTER promotional newsletter	Art. 6.1(a) — Explicit, revocable consent
Rejected Echo archive	Art. 6.1(f) — Legitimate interest / legal defence (Art. 17.3(e) GDPR)
Legal and fiscal compliance	Art. 6.1(c) GDPR — Legal obligation

3.1 Permessi di sistema3.1 System permissions

Permesso	Funzione	Conseguenza del rifiuto
Geolocalizzazione	Echo vicini, posizione Echo	Impossibile ascoltare Echo di prossimità
Microfono	Registrare Echo	Impossibile registrare nuovi Echo
Notifiche push	Avvisi operativi	Solo comunicazioni via email

Permission	Function	Consequence of denial
Geolocation	Nearby Echoes, Echo location	Cannot hear nearby Echoes
Microphone	Record Echoes	Cannot record new Echoes
Push notifications	Operational alerts	Service emails only

3.2 Utilizzo dell'email3.2 Use of email address

Comunicazioni di servizio obbligatorie (aggiornamenti T&C e Privacy, notifiche operative): base art. 6.1(b)+(c). Non disiscrivibile mantenendo l'account.

Newsletter promozionali VOXTER: consenso esplicito e separato (opt-in). Revocabile in qualsiasi momento tramite link di disiscrizione o Impostazioni.

Accesso Riservato ai MaggiorenniService Reserved for Adults

VOXTER è riservato esclusivamente a persone fisiche che abbiano compiuto il diciottesimo anno di età. Al momento della registrazione, l'utente inserisce obbligatoriamente la data di nascita. Se l'età risulta inferiore a 18 anni, la registrazione è bloccata automaticamente. L'utente che fornisce una data di nascita falsa si assume la piena responsabilità di tale condotta.

Qualora il Titolare venga a conoscenza che un account è stato creato da un minore, provvederà alla cancellazione immediata dell'account e di tutti i dati associati. Segnalazioni: privacy@voxterapp.com.

Responsabili del Trattamento e DestinatariData Processors & Recipients

5.1 Categorie di destinatari5.1 Categories of recipients

Provider hosting e infrastruttura cloud — Responsabili ex art. 28 GDPR
Provider STT, MT e Moderazione AI (OpenAI) — Responsabili del Trattamento
Provider storage audio (Cloudflare R2) — Responsabile del Trattamento
Provider email (Brevo) e notifiche push (Expo) — Responsabili del Trattamento
Provider mappe (Google Maps, Mapbox) e pagamenti (Stripe) — Responsabili del Trattamento
Autorità giudiziarie o amministrative — nei casi previsti dalla legge
Consulenti legali, fiscali e contabili del Titolare

5.2 Elenco sub-processor5.2 Sub-processor list

ServizioService	Provider	SedeLocation	Garanzie GDPRGDPR safeguards
Hosting API + Admin	Railway (GCP)	USA	DPA + SCC 2021
Storage audio EchoAudio Echo storage	Cloudflare R2	USA / GlobaleUSA / Global	DPA + SCC 2021
Calcolo percorsi a piediWalking route calculation	HeiGIT gGmbH (openrouteservice)	Germania (UE)Germany (EU)	Trattamento in UE — nessun trasferimento extra-UE
Database (PostgreSQL) + Cache (Redis)	Railway (GCP)	USA	DPA + SCC 2021
Speech-to-Text (Whisper)	OpenAI	USA	DPA + SCC 2021
Machine Translation	OpenAI	USA	DPA + SCC 2021
Moderazione AIAI Moderation	OpenAI Moderation API	USA	DPA + SCC 2021
Email transaz. + newsletterTransactional email + newsletter	Brevo (ex Sendinblue)	Francia / UEFrance / EU	DPA art. 28 GDPR
Notifiche pushPush notifications	Expo Push Service	USA	DPA + SCC 2021
Mappe (Android)Maps (Android)	Google Maps	USA	DPA + SCC 2021
Mappe (iOS)Maps (iOS)	Mapbox	USA	DPA + SCC 2021
PagamentiPayments	Stripe Payments Europe Ltd	Irlanda / UEIreland / EU	DPA art. 28 GDPR
Analytics	NessunoNone	N/A	N/A
Crash reporting	Sentry (non attivo)(inactive)	N/A	N/A

Trasferimenti InternazionaliInternational Data Transfers

La maggior parte dei provider utilizzati da VOXTER ha sede negli USA. Tutti i trasferimenti extra-UE avvengono sulla base delle Clausole Contrattuali Standard (SCC) 2021 (Decisione UE 2021/914). Brevo e Stripe operano con entità UE: nessun trasferimento extra-UE per email e pagamenti.

L'utente può richiedere copia delle SCC adottate dai singoli provider scrivendo a privacy@voxterapp.com.

Periodi di ConservazioneRetention Periods

Dato	Conservazione	Alla cancellazione
Dati account (nome, email, ecc.)	Per tutta la durata account.	Eliminazione immediata e irreversibile.
Echo audio	Per tutta la durata account.	Anonimizzazione irreversibile. Rimangono sulla piattaforma senza riferimenti all'autore.
Trascrizioni e traduzioni AI	Stessa durata dell'Echo.	Anonimizzate con l'Echo.
Geo. associata agli Echo	Stessa durata dell'Echo.	Anonimizzata con l'Echo.
Geo. prossimità server-side	Finché la funzione è attiva.	Cancellazione immediata al toggle OFF o alla chiusura account.
Geo. di sessione (real-time)	Non archiviata sui server.	N/A
Avanzamento nei percorsi	24 mesi dall'ultimo aggiornamento. Trascorsi i 24 mesi conserviamo solo statistiche aggregate e anonime (ad esempio "nel luglio 2026, 40 persone hanno iniziato questo percorso"), prive di qualunque collegamento con le persone.	Cancellazione automatica. Eliminato immediatamente anche in caso di cancellazione dell'account.
Posizione approssimata per le indicazioni a piedi	10 minuti in memoria temporanea	Cancellazione automatica allo scadere
IP e log di sicurezza	12 mesi.	Cancellazione automatica.
Log crash e analytics	90 giorni (pseudon.) / indefinito (aggregati).	Eliminazione automatica.
Consensi prestati	Durata account + 5 anni.	Cancellazione definitiva dopo 5 anni.
Echo rifiutati per violazione T&C	Tempo indeterminato. L'utente non può richiederne la cancellazione.	Non cancellati alla chiusura account (art. 17.3(e) GDPR).
Dati fiscali (se applicabili)	10 anni (obbligo legale art. 2220 c.c.).	Archiviazione sicura.

Data type	Retention	Upon deletion
Account data (name, email, etc.)	For the duration of the account.	Immediate and irreversible deletion.
Audio Echoes	For the duration of the account.	Irreversible anonymisation. Remain on the platform with no author reference.
AI transcriptions & translations	Same as linked Echo.	Anonymised with the Echo.
Echo-linked geolocation	Same as linked Echo.	Anonymised with the Echo.
Server-side proximity geolocation	While the feature is enabled.	Immediate deletion on toggle OFF or account closure.
Session geolocation (real-time)	Not stored on servers.	N/A
Route progress	24 months from the last update. After 24 months we keep only aggregate, anonymous statistics (e.g. "in July 2026, 40 people started this route"), with no link to any individual.	Automatic deletion. Also deleted immediately if you delete your account.
Approximate position for walking directions	10 minutes in temporary memory	Automatic deletion on expiry
IP and security logs	12 months.	Automatic deletion.
Crash logs & analytics	90 days (pseudon.) / indefinite (aggregated).	Automatic deletion.
Consents granted	Account duration + 5 years.	Permanent deletion after 5 years.
Echoes rejected for T&C violation	Indefinitely. User cannot request deletion.	Not deleted on account closure (Art. 17.3(e) GDPR).
Fiscal data (if applicable)	10 years (legal obligation).	Secure archiving.

La cancellazione dell'account è immediata e irreversibile. Tutti i dati personali vengono eliminati in tempo reale. L'account non può essere ripristinato in nessun caso.

Gli Echo rifiutati per violazione dei Termini sono conservati in archivio riservato non accessibile all'utente. La cancellazione dell'account non comporta la loro cancellazione (art. 17.3(e) GDPR).

Diritti degli InteressatiData Subject Rights

Diritto	Articolo	Descrizione
Accesso	Art. 15 GDPR	Ottenere copia dei dati e informazioni sul trattamento.
Rettifica	Art. 16 GDPR	Correggere dati inesatti o incompleti.
Cancellazione	Art. 17 GDPR	Cancellazione dati nei casi previsti. Per Echo rifiutati: non applicabile (art. 17.3(e)).
Limitazione	Art. 18 GDPR	Limitare il trattamento nei casi previsti.
Portabilità	Art. 20 GDPR	Ricevere dati in formato strutturato (es. JSON/CSV).
Opposizione	Art. 21 GDPR	Opporsi al trattamento per legittimo interesse.
No decisioni automatizzate	Art. 22 GDPR	Le decisioni di moderazione con effetti sull'utente sono sempre riviste da un operatore umano.
Revoca consenso	Art. 7.3 GDPR	Revocare il consenso in qualsiasi momento (geo prossimità: toggle in-app con cancellazione immediata).
Reclamo	Art. 77 GDPR	Garante Privacy IT (www.garanteprivacy.it) o autorità del proprio Stato membro.

Right	Article	Description
Access	Art. 15 GDPR	Obtain a copy of data and processing information.
Rectification	Art. 16 GDPR	Correct inaccurate or incomplete data.
Erasure	Art. 17 GDPR	Erasure in applicable cases. Rejected Echoes: not applicable (Art. 17.3(e)).
Restriction	Art. 18 GDPR	Restrict processing in applicable cases.
Portability	Art. 20 GDPR	Receive data in a structured format (e.g. JSON/CSV).
Objection	Art. 21 GDPR	Object to processing based on legitimate interest.
No automated decisions	Art. 22 GDPR	Moderation decisions affecting users are always reviewed by a human operator.
Withdraw consent	Art. 7.3 GDPR	Withdraw consent at any time (proximity geo: in-app toggle with immediate deletion).
Complaint	Art. 77 GDPR	Italian Data Protection Authority (www.garanteprivacy.it) or authority of your Member State.

Per esercitare i diritti: richiesta scritta a privacy@voxterapp.com. Risposta entro 30 giorni (prorogabili di 60 giorni, art. 12 GDPR).

Misure di SicurezzaSecurity Measures

Crittografia in transito (TLS 1.2+) e a riposo per dati sensibili
Password in forma cifrata e irreversibile
Controllo accessi basato su ruoli (RBAC)
Log di audit per operazioni critiche
Monitoraggio continuo e rilevamento intrusioni
Policy accesso minimo (least privilege)
Procedure di backup e ripristino

In caso di data breach con rischio per gli interessati: notifica al Garante entro 72 ore (art. 33 GDPR). Se rischio elevato: informativa agli utenti coinvolti (art. 34 GDPR).

Cookie e Tecnologie di TracciamentoCookies & Tracking Technologies

L'app mobile VOXTER non utilizza cookie. Può utilizzare token di sessione e preferenze locali sul dispositivo esclusivamente per il funzionamento del servizio. I permessi dell'App (inclusa la geolocalizzazione) sono gestibili dalle Impostazioni del dispositivo.

Aggiornamenti dell'InformativaPolicy Updates

La presente Informativa è soggetta ad aggiornamenti periodici. In caso di modifiche sostanziali, gli utenti saranno informati tramite notifica in-app e/o email. Ove necessario, sarà acquisito un nuovo consenso. La versione corrente è identificata dalla data di entrata in vigore.

ContattiContact Information

Titolare

HexaFlow di Scivoli Daniele

Sede legale

Via Salvo D'Acquisto n.12, 95041 Caltagirone (CT), Italia

P.IVA

IT06176550876

Email privacy

privacy@voxterapp.com

Email generale

help@voxterapp.com

Autorità di controllo

Garante per la Protezione dei Dati Personali — www.garanteprivacy.it

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